Een afspraak boeken

Een afspraak boeken zet een werkende agenda op je site. Een bezoeker kiest een tijd, geeft de eigen
gegevens op en krijgt een bevestiging — zonder de pagina te verlaten en zonder een externe planner ertussen.

Het is een actie zoals alle andere, en dat is juist het nuttige: dezelfde targeting, dezelfde A/B-tests,
dezelfde rapportage. Je kunt een demoboeking alleen aanbieden aan bezoekers van bedrijven met meer dan 200 mensen, of alleen op de prijs-
pagina, of pas nadat iemand drie casestudy’s heeft gelezen.

De schermen

Het instellen, op volgorde

Het scherm Overzicht doet niet alsof: zolang er iets ontbreekt, staat er “Nog niet klaar” en
wordt het genoemd — voeg een host toe die geboekt kan worden, voeg een afspraaktype toe dat bezoekers kunnen kiezen.

1. Voeg de mensen toe

Hosts zijn iedereen die een bezoeker kan boeken. Een host is geen Personyze-login en kost geen
plek, dus voeg het hele team toe. Elk heeft een naam en een e-mailadres nodig — naar dat adres gaat hun kopie van
elke boeking.

• Google koppelen leest hun agenda op conflicten. Bezette tijd daaruit blokkeert binnen een paar minuten
  nieuwe boekingen.
• Zoom koppelen is alleen voor vergaderlinks. Het laat ons hun agenda niet zien.
• Privélink — een pagina waar die host de eigen boekingen leest, zonder Personyze-login.
  Stuur hem naar hen; iedereen die hem heeft, kan de boekingen van die host lezen, dus je kunt hem vernieuwen, waarna de oude link niet meer
  werkt.

2. Zeg wanneer ze werken

Beschikbaarheid is wekelijkse uren, per persoon ingesteld — beschikbaarheid hoort bij een host, niet bij het
account. De uren van elke host worden gelezen in hun eigen tijdzone, dus een team verspreid over drie
landen hoeft niets om te rekenen.

3. Zeg wat er kan worden geboekt

Een afspraaktype is één boekbaar ding:

• Titel — wat de bezoeker boven de agenda ziet.
• Minuten, en wie het kan aannemen.
• Waar — Google Meet, Zoom, telefoon, op locatie, of een link die je zelf opgeeft.
• Elke N minuten een tijdslot aanbieden — tijdsloten op het halve uur, of elke 15 minuten.
• Minimaal vooraf boeken — hoe snel iemand mag boeken. Standaard vier uur.
• Zoveel dagen vooruit openen — standaard zestig.
• Marge ervoor en marge erna — standaard tien minuten erna.
• Maximum per dag — een plafond, of nul voor geen.
• Kleur.

Een afspraaktype zonder iemand die het kan aannemen, biedt geen tijden aan, en het scherm zegt dat in plaats van een lege
agenda te tonen.

4. Zet het aan, en zet het ergens neer

De hoofdschakelaar staat op Overzicht: “Zolang dit uit staat, wordt bezoekers niets geleverd,
wat er verder ook is ingesteld.” Daarna maakt Zet hem op je site de campagne aan die hem draagt.
Boekingen kunnen ook uit een directe link komen, en Overzicht houdt die twee uit elkaar — Waar ze vandaan kwamen toont
elke campagne, en Direct — een link, geen campagne voor de rest.

Hoe het eruitziet en wat het zegt

Uiterlijk stelt de accentkleur, het knoplabel, de kop en de standaardtijdzone in, met een
livevoorbeeld. Tijden worden altijd in de eigen tijdzone van de bezoeker getoond — je kunt de tijdzone-
kiezer verbergen, waardoor ze hem niet kunnen wijzigen, en je kunt de naam van de host verbergen. Allebei de moeite waard waar
iedereen lokaal is, en beter te laten waar dat niet zo is.

Vormgeving kiest het kader — een kaart met rand op een lichte pagina, en de andere vormen ernaast
— naast de accentkleur, de kop (standaard de eigen titel van het afspraaktype) en het knop-
label. Een campagne kan alle vier voor één plaatsing overschrijven; wat ze leeg laat, blijft
deze pagina volgen.

Standaardtijdzone wordt alleen gebruikt voor een host die geen eigen tijdzone heeft ingesteld. Bezoekers zien altijd hun
eigen klok, gelezen uit hun browser en nooit geraden.

De e-mails

• Bevestiging, zodra iemand boekt — altijd verstuurd. Een boeking waarover niemand is ingelicht, is
  geen boeking.
• Herinnering een dag ervoor en een uur ervoor, elk optioneel.

Meetellen

Boekingen als doel tellen vult een doelsleutel in — meeting_booked — en Maak het doel voor me aan maakt het bijbehorende doel. Elke boeking telt dan als dat doel, toegeschreven aan de campagne en de bezoeker die hem opleverden, in de gewone rapporten. Een account heeft twaalf doelplekken; zijn die allemaal bezet, maak er dan eerst een vrij op de pagina Doelen.

Waar de boeking naartoe gaat

De actie heeft dezelfde stap “Waar de data naartoe gaat” als het
leadformulier, en dezelfde bestemmingen: e-mail, Zapier, Slack,
HubSpot, Klaviyo of een eigen webhook. Een boeking is een lead, en die komt terecht waar je leads al terechtkomen.

De velden heten zoals een mens ze zou noemen — name, email,
meeting, when, host — omdat die namen op iemands koppelings-
scherm terechtkomen. Wat het afspraaktype de bezoeker ook heeft gevraagd, wordt er plat naast gezet.

De boekingspagina

Los van de widget: de pagina waarop iemand vanuit de bevestigingsmail terechtkomt om een bestaande boeking te beheren. Je
kiest wat ze mogen doen:

• Laat ze annuleren, met een minimale termijn, en eventueel vraag waarom.
• Laat ze een nieuw tijdstip kiezen, met een eigen termijn.
• “Toevoegen aan agenda” aanbieden.
• Bied ze een ander tijdstip aan nadat ze hebben geannuleerd.
• Je annuleringsvoorwaarden, in je eigen woorden, en een notitie onder de afspraak —
  “Parkeren kan achter het gebouw.”
• Of stuur ze na het annuleren of verzetten naar je eigen pagina.

Het voorbeeld tekent de echte pagina op basis van deze instellingen, met een verzonnen afspraak — daar wordt niets geboekt of
geannuleerd.

Lezen wat er gebeurde

Boekingen toont elke afspraak op het account met de status — aankomend, bevestigd, geannuleerd,
no-show — de host, het afspraaktype, de tijd in de zone van de bezoeker, waar de boeking vandaan kwam, en een
link naar het profiel van de bezoeker. Overzicht vat hetzelfde samen per host en per afspraaktype,
met wat er nog gaat gebeuren.

Gerelateerd

• Actie Leadformulier — dezelfde stap voor bestemmingen, volledig uitgelegd.
• Conversietracking — het doel waarvoor een boeking telt.
• Campagnes — targeting, A/B-tests en rapportage gelden hier allemaal.