Avec Suivre les réponses activé, une réponse à l’e-mail de votre campagne passe par Personyze avant de vous parvenir. Elle est comptée dans le rapport de la campagne, la personne peut être ciblée ou exclue par une règle d’audience, et la réponse vous est transférée à votre adresse de réponse (Reply-To) comme d’habitude. Les messages d’absence et autres réponses automatiques sont reconnus et écartés.
Activer Suivre les réponses
Suivre les réponses est la case à cocher sous Adresse de réponse (Reply-To) dans la ligne Expéditeur et Répondre à de l’étape Envoi de la campagne, ainsi que dans les réglages d’expéditeur propres à l’e-mail. Elle reste décochée tant que vous ne la cochez pas. Son info-bulle : « Les réponses passent d’abord par Personyze : chacune est comptée dans le rapport, peut servir dans les audiences (« E-mails ayant reçu une réponse ») et est transférée à l’adresse de réponse ci-dessus. Les messages d’absence et autres réponses automatiques ne sont ni comptés ni transférés. »
La case n’apparaît que là où le suivi des réponses fonctionne :
- sur les e-mails de campagne, e-mails de sondage et de rendez-vous compris — pas sur les e-mails de notification ;
- pour les e-mails envoyés via le serveur de messagerie de Personyze — pas via votre propre serveur SMTP ou fournisseur d’e-mails.
Deux réglages la cochent pour vous : Sort après une réponse à l’étape Cibler, pour chaque e-mail avant le dernier, et la condition Pas répondu d’une relance, pour l’e-mail qui la précède.
Ce que devient une réponse
- L’e-mail part avec une adresse de réponse qui pointe vers Personyze. Son nom d’affichage reste celui de votre adresse de réponse (ou le nom de l’expéditeur), si bien que le destinataire voit à qui il écrit.
- Quand le destinataire répond, la réponse est enregistrée.
- Une réponse écrite par une personne est comptée dans le rapport, peut servir dans les audiences et vous est transférée.
Où la réponse est transférée
À l’adresse qui aurait reçu les réponses à l’e-mail : l’Adresse de réponse (Reply-To) de l’e-mail, à défaut l’Adresse de réponse par défaut de l’expéditeur, à défaut son adresse d’expéditeur. Elle est lue à l’arrivée de la réponse : modifier l’adresse de réponse plus tard redirige donc les réponses encore à venir.
- Le transfert provient de l’adresse de la plateforme Personyze, avec la personne comme adresse de réponse : il vous suffit de cliquer sur Répondre pour lui répondre.
- Son objet est « Reply to <nom de la campagne>: <leur objet> ».
- Sous le texte de la personne, une courte note indique qui a répondu à quel e-mail de quelle campagne, renvoie vers la personne dans Personyze, et précise que les pièces jointes et la mise en forme restent dans l’original, qui n’est allé qu’à l’adresse de suivi.
Réponses automatiques, et réponses non transférées
Les messages d’absence et autres réponses automatiques sont conservés avec l’enregistrement de la réponse, mais ils ne sont pas comptés, ne correspondent pas à E-mails ayant reçu une réponse et ne sont pas transférés.
Ces réponses sont enregistrées mais pas transférées :
- les réponses signalées comme spam ou comme contenant un virus ;
- les réponses dont l’expéditeur échoue à l’authentification (DMARC) ;
- les réponses très volumineuses, au-delà d’environ 150 Ko ;
- les réponses à un e-mail dont les réponses n’iraient qu’à l’adresse no-reply partagée — donnez-lui votre propre adresse de réponse ;
- les réponses au-delà des limites horaires de transfert, par expéditeur, par adresse destinataire et par compte.
Où les réponses apparaissent
| Où | Ce que vous voyez |
|---|---|
| L’étape Performance | Une carte Réponses : « … des messages envoyés ont reçu la réponse d’une personne – les réponses d’absence ne sont pas comptées ». Elle apparaît dès qu’il y a au moins une réponse. |
| Le tableau Par e-mail | Une colonne Taux de réponse : « Personnes qui ont répondu à l’e-mail. Les réponses automatiques, comme les messages d’absence, ne sont pas comptées. » |
| Le journal d’envoi, Tous les e-mails envoyés | Répondu et la date, sur la ligne de la personne : « Cette personne a répondu à l’e-mail. La réponse a été transférée à l’adresse de réponse de l’e-mail. » |
Voir A rebondi, Plaintes pour spam et Réponses et le journal d’envoi.
Cibler, ou exclure, les personnes qui ont répondu
- Règle d’audience. À l’étape Cibler d’une campagne, la règle État des actions Personyze propose l’option E-mails ayant reçu une réponse. Avec A fait ou N’a pas fait et une fenêtre de temps comptée à partir de l’arrivée de la réponse, une campagne de relance peut atteindre ou exclure les personnes qui ont répondu. Voir Cibler les personnes selon ce qu’elles ont fait d’un e-mail.
- Dans une séquence. Une relance avec la condition Pas répondu ne part qu’aux personnes qui n’ont pas répondu à l’e-mail précédent — voir Séquences d’e-mails. Sort après une réponse retire quiconque a répondu du reste de la séquence — voir Choisir qui reçoit un e-mail, et qui quitte une séquence.
- Renvoyer à ceux qui n’ont pas ouvert, sur une ligne du tableau Par e-mail, exclut aussi les personnes qui ont répondu.
Les envois de test conservent votre véritable adresse de réponse
M’envoyer un test n’est jamais suivi : une réponse à un test va donc directement à l’adresse de réponse vers laquelle les réponses de vos destinataires seront transférées. Utilisez-le pour vérifier où arrivent les vraies réponses.
Voir aussi
- Rédiger l’e-mail — l’expéditeur, l’adresse de réponse et le reste de l’e-mail
- L’étape Envoi d’une campagne e-mail — la ligne Expéditeur et Répondre à
- Choisir qui reçoit un e-mail, et qui quitte une séquence — Sort après une réponse
- Séquences d’e-mails — la condition Pas répondu
- Cibler les personnes selon ce qu’elles ont fait d’un e-mail — E-mails ayant reçu une réponse
- Lire le rapport d’une campagne e-mail — la carte Réponses et le journal d’envoi
- Dépannage des campagnes e-mail