Ist Antworten erfassen eingeschaltet, läuft eine Antwort auf Ihre Kampagnen-E-Mail auf dem Weg zu Ihnen durch Personyze. Sie wird im Bericht der Kampagne gezählt, die Person lässt sich per Zielgruppenregel ansprechen oder ausschließen, und die Antwort wird wie gewohnt an Ihre Antwortadresse (Reply-To) weitergeleitet. Abwesenheitsnotizen und andere automatische Antworten werden erkannt und ausgelassen.
Antworten erfassen einschalten
Antworten erfassen ist das Kontrollkästchen unter Antwortadresse (Reply-To) in der Zeile Absender & Antwort-an des Schritts Versand der Kampagne und in den eigenen Absendereinstellungen der E-Mail. Es ist ausgeschaltet, bis Sie es ankreuzen. Der Tooltip: „Antworten laufen zuerst über Personyze: Jede wird im Bericht gezählt, lässt sich in Zielgruppen nutzen (‚E-Mails beantwortet‘) und wird an die Antwortadresse oben weitergeleitet. Abwesenheitsnotizen und andere automatische Antworten werden weder gezählt noch weitergeleitet.“
Das Kästchen erscheint nur dort, wo die Antworterfassung funktioniert:
- bei Kampagnen-E-Mails, einschließlich Umfrage- und Termin-E-Mails — nicht bei Benachrichtigungs-E-Mails;
- bei E-Mails, die über den Personyze-Mailserver gesendet werden — nicht über Ihren eigenen SMTP-Server oder E-Mail-Anbieter.
Zwei Einstellungen kreuzen es für Sie an: Steigt aus, wenn geantwortet wird im Schritt Zielgruppe, für jede E-Mail vor der letzten, und die Bedingung Nicht geantwortet einer Folge-E-Mail, für die E-Mail davor.
Was mit einer Antwort passiert
- Die E-Mail wird mit einer Antwortadresse versendet, die auf Personyze zeigt. Ihr Anzeigename bleibt der Name Ihrer Antwortadresse (oder der Absendername), sodass der Empfänger sieht, an wen er schreibt.
- Wenn der Empfänger antwortet, wird die Antwort erfasst.
- Eine von einem Menschen geschriebene Antwort wird im Bericht gezählt, lässt sich in Zielgruppen nutzen und wird an Sie weitergeleitet.
Wohin die Antwort weitergeleitet wird
An die Adresse, an die Antworten auf die E-Mail sonst gegangen wären: die Antwortadresse (Reply-To) der E-Mail, andernfalls die Standard-Antwortadresse des Absenders, andernfalls seine Absenderadresse. Sie wird beim Eintreffen der Antwort gelesen; wenn Sie die Antwortadresse später ändern, gehen also auch noch ausstehende Antworten an die neue Adresse.
- Die Weiterleitung kommt von der Adresse der Personyze-Plattform, mit der Person als Antwortadresse — Sie können also einfach auf Antworten klicken, um ihr zu antworten.
- Ihr Betreff lautet „Reply to <Kampagnenname>: <Betreff der Person>“.
- Unter dem Text der Person steht ein kurzer Hinweis, wer auf welche E-Mail welcher Kampagne geantwortet hat, mit einem Link zur Person in Personyze und dem Hinweis, dass Anhänge und Formatierung im Original bleiben, das nur an die Erfassungsadresse ging.
Automatische Antworten und Antworten, die nicht weitergeleitet werden
Abwesenheitsnotizen und andere automatische Antworten werden mit dem Antwortdatensatz gespeichert, aber nicht gezählt, sie erfüllen E-Mails beantwortet nicht und werden nicht weitergeleitet.
Diese werden erfasst, aber nicht weitergeleitet:
- Antworten, die als Spam oder als virenbehaftet markiert sind;
- Antworten, deren Absender die Authentifizierung (DMARC) nicht besteht;
- sehr große Antworten über etwa 150 KB;
- Antworten auf eine E-Mail, deren Antworten nur an die gemeinsame No-Reply-Adresse gehen würden — geben Sie ihr eine eigene Antwortadresse;
- Antworten oberhalb der stündlichen Weiterleitungslimits, pro Absender, pro Empfängeradresse und pro Konto.
Wo Antworten angezeigt werden
| Wo | Was Sie sehen |
|---|---|
| Der Schritt Leistung | Eine Karte Antworten: „… der gesendeten Nachrichten wurden von einer Person beantwortet – Abwesenheitsnotizen zählen nicht“. Sie erscheint, sobald es mindestens eine Antwort gibt. |
| Die Tabelle Pro E-Mail | Eine Spalte Antwortrate: „Personen, die auf die E-Mail geantwortet haben. Automatische Antworten wie Abwesenheitsnotizen zählen nicht.“ |
| Das Versandprotokoll, Alle gesendeten E-Mails | Beantwortet und wann, in der Zeile der Person: „Diese Person hat auf die E-Mail geantwortet. Die Antwort wurde an die Antwortadresse der E-Mail weitergeleitet.“ |
Siehe Unzustellbar, Spam-Beschwerden und Antworten und das Versandprotokoll.
Personen ansprechen oder ausschließen, die geantwortet haben
- Zielgruppenregel. Im Schritt Zielgruppe einer Kampagne hat die Regel Personyze-Aktionsstatus die Option E-Mails beantwortet. Mit Hat oder Hat nicht und einem Zeitfenster, das ab dem Eintreffen der Antwort zählt, kann eine Folgekampagne die Personen erreichen oder ausschließen, die geantwortet haben. Siehe Personen danach ansprechen, was sie mit einer E-Mail getan haben.
- In einer Sequenz. Eine Folge-E-Mail mit der Bedingung Nicht geantwortet geht nur an Personen, die auf die E-Mail davor nicht geantwortet haben — siehe E-Mail-Sequenzen. Steigt aus, wenn geantwortet wird nimmt jeden, der geantwortet hat, aus dem Rest der Sequenz — siehe Auswählen, wer eine E-Mail erhält und wer eine Sequenz verlässt.
- Erneut an Nicht-Öffner senden in einer Zeile der Tabelle Pro E-Mail lässt ebenfalls Personen aus, die geantwortet haben.
Testsendungen behalten Ihre echte Antwortadresse
Test an mich senden wird nie erfasst; eine Antwort auf einen Test geht daher direkt an die Antwortadresse, an die die Antworten Ihrer Empfänger weitergeleitet werden. So prüfen Sie, wohin echte Antworten gehen.
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