Met Antwoorden bijhouden aan gaat een antwoord op je campagnemail via Personyze naar jou. Het wordt geteld in het rapport van de campagne, de persoon kan met een doelgroepregel worden getarget of uitgesloten, en het antwoord wordt zoals gewoonlijk doorgestuurd naar je antwoordadres. Afwezigheidsberichten en andere automatische antwoorden worden herkend en buiten beschouwing gelaten.
Antwoorden bijhouden aanzetten
Antwoorden bijhouden is het selectievakje onder Antwoordadres (Reply-To) in de rij Afzender & Antwoord-aan van de stap Verzending van de campagne, en in de eigen afzenderinstellingen van de e-mail. Het staat uit tot je het aanvinkt. De tooltip: “Antwoorden gaan eerst via Personyze: elk antwoord wordt geteld in het rapport, is bruikbaar in doelgroepen (‘E-mails beantwoord’) en wordt doorgestuurd naar het antwoordadres hierboven. Afwezigheidsberichten en andere automatische antwoorden worden niet geteld of doorgestuurd.”
Het vakje verschijnt alleen waar het bijhouden van antwoorden werkt:
- bij campagnemails, inclusief enquête- en afspraakmails — niet bij meldingsmails;
- voor e-mail die via de mailserver van Personyze wordt verstuurd — niet via je eigen SMTP-server of e-mailprovider.
Twee instellingen vinken het voor je aan: Haakt af bij antwoord in de stap Doelgroep, voor elke e-mail vóór de laatste, en de voorwaarde Niet geantwoord van een opvolgmail, voor de e-mail ervoor.
Wat er met een antwoord gebeurt
- De e-mail gaat de deur uit met een antwoordadres dat naar Personyze wijst. De weergavenaam blijft de naam van je antwoordadres (of de afzendernaam), zodat de ontvanger ziet naar wie hij schrijft.
- Als de ontvanger antwoordt, wordt het antwoord geregistreerd.
- Een antwoord dat door een persoon is geschreven, wordt geteld in het rapport, is bruikbaar in doelgroepen en wordt naar jou doorgestuurd.
Waar het antwoord naartoe wordt doorgestuurd
Naar het adres waarop de e-mail anders antwoorden had ontvangen: het Antwoordadres (Reply-To) van de e-mail, anders het Standaard antwoordadres van de afzender, anders zijn afzenderadres. Het wordt gelezen wanneer het antwoord binnenkomt, dus als je het antwoordadres later wijzigt, gaan antwoorden die nog komen naar het nieuwe adres.
- Het doorgestuurde bericht komt van het adres van het Personyze-platform, met de persoon als antwoordadres, dus je kunt gewoon op Beantwoorden drukken om hem te antwoorden.
- Het onderwerp is “Reply to <campagnenaam>: <hun onderwerp>”.
- Onder de tekst van de persoon staat een korte notitie die zegt wie op welke e-mail van welke campagne heeft geantwoord, die naar de persoon in Personyze linkt, en die vermeldt dat bijlagen en opmaak in het origineel blijven, dat alleen naar het trackingadres is gegaan.
Automatische antwoorden, en antwoorden die niet worden doorgestuurd
Afwezigheidsberichten en andere automatische antwoorden worden bij het antwoordrecord bewaard, maar ze worden niet geteld, voldoen niet aan E-mails beantwoord en worden niet doorgestuurd.
Deze worden wel geregistreerd, maar niet doorgestuurd:
- antwoorden die als spam of als virus bevattend zijn gemarkeerd;
- antwoorden waarvan de afzender niet door de authenticatie (DMARC) komt;
- zeer grote antwoorden, boven ongeveer 150 KB;
- antwoorden op een e-mail waarvan de antwoorden alleen naar het gedeelde no-reply-adres zouden gaan — geef hem een eigen antwoordadres;
- antwoorden boven de doorstuurlimieten per uur, per afzender, per ontvangersadres en per account.
Waar antwoorden te zien zijn
| Waar | Wat je ziet |
|---|---|
| De stap Prestaties | Een kaart Antwoorden: “… van de verzonden berichten werd door een persoon beantwoord – afwezigheidsberichten tellen niet mee”. Die verschijnt zodra er minstens één antwoord is. |
| De tabel Per e-mail | Een kolom Antwoordratio: “Mensen die op de e-mail hebben geantwoord. Automatische antwoorden zoals afwezigheidsberichten tellen niet mee.” |
| Het verzendlog, Alle verzonden e-mails | Beantwoord en wanneer, op de rij van de persoon: “Deze persoon heeft op de e-mail geantwoord. Het antwoord is doorgestuurd naar het antwoordadres van de e-mail.” |
Zie Gebounced, Spamklachten en Antwoorden en het verzendlog.
Mensen die hebben geantwoord targeten of uitsluiten
- Doelgroepregel. In de stap Doelgroep van een campagne heeft de regel Personyze-actiestatus de optie E-mails beantwoord. Met Deed of Deed niet en een tijdvenster dat telt vanaf het moment dat het antwoord binnenkwam, kan een opvolgcampagne de mensen die hebben geantwoord bereiken of uitsluiten. Zie Mensen targeten op wat ze met een e-mail deden.
- In een reeks. Een opvolgmail met de voorwaarde Niet geantwoord gaat alleen naar mensen die de e-mail ervoor niet hebben beantwoord — zie E-mailreeksen. Haakt af bij antwoord haalt iedereen die heeft geantwoord uit de rest van de reeks — zie Kiezen wie een e-mail ontvangt, en wie een reeks verlaat.
- Opnieuw sturen naar wie niet opende, op een rij van de tabel Per e-mail, laat ook mensen weg die hebben geantwoord.
Testverzendingen houden je echte antwoordadres
Stuur mij een test wordt nooit bijgehouden, dus een antwoord op een test gaat rechtstreeks naar het antwoordadres waarnaar de antwoorden van je ontvangers worden doorgestuurd. Gebruik het om te controleren waar echte antwoorden terechtkomen.
Gerelateerd
- De e-mail schrijven — afzender, antwoordadres en de rest van de e-mail
- De stap Verzending van een e-mailcampagne — de rij Afzender & Antwoord-aan
- Kiezen wie een e-mail ontvangt, en wie een reeks verlaat — Haakt af bij antwoord
- E-mailreeksen — de voorwaarde Niet geantwoord
- Mensen targeten op wat ze met een e-mail deden — E-mails beantwoord
- Het rapport van een e-mailcampagne lezen — de kaart Antwoorden en het verzendlog
- Problemen met e-mailcampagnes oplossen