Termin buchen: Terminbuchung auf Ihrer Website

Termin buchen bringt einen funktionierenden Kalender auf Ihre Website. Ein Besucher wählt eine Zeit, gibt seine
Angaben ein und erhält eine Bestätigung — ohne die Seite zu verlassen und ohne einen Terminplaner eines Drittanbieters dazwischen.

Es ist eine Aktion wie jede andere, und genau das ist der Nutzen: dasselbe Targeting, dieselben A/B-Tests,
dieselben Berichte. Sie können eine Demo-Buchung nur Besuchern aus Unternehmen mit über 200 Mitarbeitenden anbieten, nur auf der Preisseite
oder erst, nachdem jemand drei Fallstudien gelesen hat.

Es ist nicht Teil des KI-Chats. Der Assistent kann mitten im Gespräch keinen Termin buchen — das ist eine
eigene Aktion mit eigenen Bildschirmen. Setzen Sie beide auf eine Seite, wenn Sie beides wollen.

Die Bildschirme

Bildschirm	Was er enthält
Übersicht	Den Hauptschalter, was gebucht ist und was noch fehlt, bevor überhaupt etwas gebucht werden kann.
Einrichten	Der geführte Durchlauf durch die vier Dinge, die eine Buchung braucht.
Terminarten	Was gebucht werden kann — eine 30-minütige Demo, ein 15-minütiges Kennenlerngespräch.
Verfügbarkeit	Wochenzeiten pro Person, in deren eigener Zeitzone.
Gastgeber	Alle, die ein Besucher buchen kann.
Buchungen	Jeder gebuchte Termin und der Besucher dahinter.
Erscheinungsbild	Aussehen, Texte und Zeitzone des Buchungswidgets, die E-Mails und das Ziel.
Verbindungen	Die Kalender- und Meeting-Link-Konten, die Ihre Gastgeber verknüpft haben.
Buchungsseite	Die Seite, auf der ein Besucher landet, um eine bestehende Buchung zu verwalten.

Eine konfigurierte Terminart in Personyze — Eine Terminart, sobald sie existiert: wie lang, wie oft ein Slot angeboten wird, der Puffer davor und danach, die Mindestvorlaufzeit, wie weit im Voraus sie buchbar ist, eine Tagesobergrenze und wo der Termin stattfindet. Zum Vergrößern klicken.

Die Einrichtung, der Reihe nach

Der Bildschirm „Übersicht“ macht nichts vor: Solange etwas fehlt, zeigt er „Not ready yet“ und
benennt es — einen buchbaren Gastgeber hinzufügen, eine Terminart hinzufügen, die Besucher wählen können.

1. Die Personen hinzufügen

Gastgeber sind alle, die ein Besucher buchen kann. Ein Gastgeber ist kein Personyze-Login und kostet keinen
Platz; fügen Sie also das ganze Team hinzu. Jeder braucht einen Namen und eine E-Mail-Adresse — an diese geht seine Kopie
jeder Buchung.

Google verbinden liest den Kalender auf Konflikte. Belegte Zeiten daraus blockieren neue Buchungen
innerhalb weniger Minuten.
Zoom verbinden ist nur für Meeting-Links da. Es zeigt uns den Kalender nicht.
Privater Link — eine Seite, auf der dieser Gastgeber seine eigenen Buchungen liest, ohne Personyze-Login.
Schicken Sie ihm den Link; jeder, der ihn hat, kann die Buchungen dieses Gastgebers lesen. Er lässt sich daher erneuern, und der alte Link funktioniert dann
nicht mehr.

Ohne verbundenen Kalender kennt Personyze nur Termine, die über Personyze gebucht wurden. Ein Gastgeber, dessen
Kalender sich anderswo füllt, wird doppelt gebucht. Verbinden Sie den Kalender oder halten Sie seine Verfügbarkeit knapp.

2. Festlegen, wann sie arbeiten

Verfügbarkeit sind Wochenzeiten, pro Person festgelegt — Verfügbarkeit gehört zu einem Gastgeber, nicht zum
Konto. Die Zeiten jedes Gastgebers gelten in seiner eigenen Zeitzone; ein Team, das über drei
Länder verteilt ist, muss also nichts umrechnen.

3. Festlegen, was gebucht werden kann

Eine Terminart ist eine buchbare Sache:

Titel — was der Besucher über dem Kalender sieht.
Minuten und wer ihn übernehmen kann.
Wo — Google Meet, Zoom, Telefon, persönlich oder ein Link, den Sie angeben.
Alle N Minuten einen Slot anbieten — Slots zur halben Stunde oder alle 15 Minuten.
Least notice — wie kurzfristig jemand buchen darf. Standardmäßig vier Stunden.
So viele Tage im Voraus öffnen — standardmäßig sechzig.
Gap before und gap after — standardmäßig zehn Minuten danach.
Most per day — eine Obergrenze oder null für keine.
Farbe.

Eine Terminart, die niemand übernehmen kann, bietet keine Zeiten an, und der Bildschirm sagt das, statt einen leeren
Kalender zu zeigen.

4. Einschalten und dann irgendwo einbinden

Der Hauptschalter liegt in der Übersicht: „Solange dies aus ist, wird Besuchern nichts ausgespielt,
egal, was sonst konfiguriert ist.“ Danach legt Auf Ihrer Website einbinden die Kampagne an, die es trägt.
Buchungen können auch über einen direkten Link kommen, und die Übersicht trennt beides — Woher sie kamen zeigt
jede Kampagne, und Direkt — ein Link, keine Kampagne den Rest.

Wie es aussieht und was es sagt

Erscheinungsbild legt Akzentfarbe, Button-Beschriftung, Überschrift und Standard-Zeitzone fest, mit einer
Live-Vorschau. Zeiten werden immer in der Zeitzone des Besuchers angezeigt — Sie können die Zeitzonenauswahl
ausblenden, womit er sie nicht mehr ändern kann, und Sie können den Namen des Gastgebers ausblenden. Beides lohnt sich, wo
alle vor Ort sind, und sollte bleiben, wo das nicht so ist.

Der Bildschirm „Erscheinungsbild“ der Termine in Personyze — Das Standardaussehen des Buchungswidgets und das Ziel, auf das eine Buchung einzahlt. Eine Kampagne kann das Aussehen überschreiben; was versendet wird, legen Sie einmal hier fest. Zum Vergrößern klicken.

Gestaltung wählt den Rahmen — eine umrandete Karte auf heller Seite und die übrigen Formen daneben
—, dazu die Akzentfarbe, die Überschrift (standardmäßig der eigene Titel der Terminart) und die Button-
Beschriftung. Eine Kampagne kann alle vier für eine Platzierung überschreiben; was sie leer lässt, folgt weiter
dieser Seite.

Standard-Zeitzone wird nur für einen Gastgeber genutzt, der keine eigene festgelegt hat. Besucher sehen immer ihre
eigene Uhrzeit, aus dem Browser gelesen und nie geraten.

Die E-Mails

Confirmation, sobald jemand bucht — wird immer versendet. Eine Buchung, von der niemand erfahren hat, ist
keine Buchung.
Reminder a day before und an hour before, jeweils optional.

Erinnerungen sind das wirksamste Mittel gegen Nichterscheinen. Wenn Sie auf diesem Bildschirm nur eine Einstellung ändern,
dann diese.

Die Zählung

Buchungen als Ziel zählen trägt einen Zielschlüssel ein — meeting_booked —, und Das Ziel für mich anlegen legt das passende Ziel an. Jede Buchung zählt dann als dieses Ziel, zugeordnet der Kampagne und dem Besucher, von denen sie stammt, in den gewöhnlichen Berichten. Ein Konto hat zwölf Zielplätze; sind alle belegt, geben Sie zuerst auf der Seite „Ziele“ einen frei.

Das Ziel wird über den Tracker auf der Seite ausgelöst. Eine Buchung über einen per E-Mail versandten Link auf einer Seite ohne Tracking zählt schlicht nicht — das ist die ehrliche Antwort, und Sie sollten sie kennen, bevor Sie das Ziel mit der Liste „Buchungen“ vergleichen.

Wohin die Buchung geht

Die Aktion hat denselben Schritt „Where the data goes“ wie das
Formular zur Lead-Erfassung und dieselben Ziele: E-Mail, Zapier, Slack,
HubSpot, Klaviyo oder ein eigener Webhook. Eine Buchung ist ein Lead und landet dort, wo Ihre Leads ohnehin landen.

Die Felder heißen so, wie ein Mensch sie nennen würde — name, email,
meeting, when, host —, denn diese Namen landen auf dem Zuordnungsbildschirm
von jemandem. Was die Terminart den Besucher gefragt hat, wird flach daneben eingefügt.

Benachrichtigungen verschickt ein Hintergrundjob, nicht während der Besucher wartet. Ein Ziel, das ausgefallen ist, wird zu einer Logzeile
statt zu einem Besucher vor einem Ladekreisel; ein defekter Zap verhindert also nie, dass ein Termin gebucht wird.

Die Buchungsseite

Getrennt vom Widget: die Seite, auf der jemand aus seiner Bestätigungs-E-Mail landet, um eine bestehende Buchung zu
verwalten. Sie legen fest, was er tun darf:

Absagen lassen, mit einer Mindestvorlaufzeit, und optional nach dem Grund fragen.
Eine neue Zeit wählen lassen, mit eigener Vorlaufzeit.
„Zum Kalender hinzufügen“ anbieten.
Nach dem Absagen eine andere Zeit anbieten.
Ihre Stornierungsbedingungen in Ihren Worten und ein Hinweis unter dem Termin —
„Parkplätze befinden sich hinter dem Gebäude.“
Oder leiten Sie ihn nach dem Absagen oder Verschieben auf Ihre eigene Seite weiter.

Die Vorschau zeichnet die echte Seite aus diesen Einstellungen über einem erfundenen Termin — dort wird nichts gebucht oder
abgesagt.

Nachlesen, was passiert ist

Buchungen listet jeden Termin des Kontos mit seinem Status — anstehend, bestätigt, abgesagt,
nicht erschienen —, dem Gastgeber, der Terminart, der Zeit in der Zeitzone des Besuchers, der Herkunft der Buchung und einem
Link zum Profil des Besuchers. Die Übersicht fasst dasselbe nach Gastgeber und Terminart zusammen,
mit dem, was noch ansteht.